Baustellenprotokolle mit KI erstellen
Protokoliver
Besprechungs- und Baustellenprotokolle entstehen gesprochen statt getippt und werden laufend fortgeschrieben
Protokoliver ohne Anmeldung ausprobieren
Erfassungswege für eine laufende Baubesprechung stehen in der Demo bereit, vom Mitschnitt bis zur Agenda per Anruf.
Ausgangslage
Protokolle entstehen abends aus Stichworten
Protokolle aus abendlichen Stichworten sind selten vollständig. Lücken fallen erst bei der Rückfrage auf. Punkte aus früheren Besprechungen gehen zwischen Einzelprotokollen verloren. Schreibarbeit nach der Baubesprechung bindet zusätzlich Stunden.
Funktionen
Besprechungen erfassen, fortschreiben und versenden
Besprechungen auf mehreren Wegen erfassen
Mitschnitt, Diktat, geführter Dialog oder Upload von Aufnahmen und Teams-Transkripten führen zu Vorschlägen. Übernahme ins Protokoll erfolgt erst nach Durchsicht.
Pflichtthemen im Dialog abfragen
Dialog fragt Ort, Agenda, offene Punkte und die Pflichtthemen der Projektvorlage einzeln ab. Fehlende Angaben zeigt das Protokoll vor dem Abschluss an.
Sammelprotokoll fortschreiben
Themen und nummerierte Punkte laufen über alle Besprechungen mit. Punkte bleiben bis zur Erledigung sichtbar, Korrekturen werden durchgestrichen statt überschrieben.
Protokolle nach Freigabe versenden
Protokoll, Sammelprotokoll und Einladung stehen als PDF und Word bereit. Versand an den Verteiler erfolgt erst nach Freigabe, mit Rückfrage zu allen Empfängern.
Mehrwert für Ihr Büro
Protokollzeit senken und Projektsteuerung stärken
Protokollzeit reduzieren
Protokolle stehen am Tag der Besprechung, ohne Abendschicht am Schreibtisch.
Termintreue verbessern
Verzug fällt früh auf, weil überfällige Aufgaben in jeder Besprechung wieder auftauchen.
Nachweisbarkeit bei Streitfällen sichern
Entscheidungen und Zusagen sind datiert und unverändert dokumentiert, auch Jahre später.
Zeit zwischen Terminen nutzen
Wartezeiten zwischen Terminen reichen für die Agenda der nächsten Besprechung.
Rechenbeispiel: Zeitersparnis bei Protokollen
pro Jahr
pro Jahr
Rechenbeispiel ersetzt keine Zusage. Werte stammen aus der Nutzenrechnung im Erstgespräch.
Einrichtung
Projektvorlagen einmal festlegen und laufend nutzen
Grundlage bilden fünf bis zehn bisherige Protokolle des Büros. braingineering richtet daraus Projektvorlagen mit Themen, Pflichtfragen und Punktesets ein. Projekte, Beteiligte und Verteiler pflegt das Büro selbst im Portal. Telefonnummer für Diktate richtet braingineering ein. Browser auf Smartphone, Tablet oder Notebook genügt, eine App ist nicht nötig.
Besprechungen vertraulich halten und Änderungen lückenlos belegen
Protokolle, Aufnahmen und Transkripte sind nur für Projektbeteiligte und Administratoren sichtbar. Änderungen stehen mit Datum im Verlauf, Punkte werden nie gelöscht. Telefondiktate werden nach einer Ansage aufgezeichnet, der geführte Dialog am Telefon zeichnet nichts auf. Mithören in Echtzeit findet nicht statt.
Betrieb und KI-Verarbeitung finden in der EU statt.
Bürodaten fließen in kein Modelltraining.
Q&A
Fragen zu Protokoliver klären
Wird ein Protokoll automatisch versendet?
Versand erfolgt nie automatisch. Rückfrage vor dem Senden zeigt alle Empfänger, versenden dürfen nur Administratoren.
Lassen sich Teams-Besprechungen übernehmen?
Teams-Transkripte als Word-Datei lassen sich hochladen und führen zu Vorschlägen für das Protokoll. Audiodateien bis 200 MB lassen sich ebenso hochladen.
Was passiert bei einem Funkloch während der Aufnahme?
Aufnahme läuft weiter, Teilstücke werden lokal gesichert und nachübertragen.
Lassen sich falsche Punkte löschen?
Punkte werden korrigiert oder verworfen, nie gelöscht. Nummer und Verlauf bleiben erhalten.
Welche Sprache verarbeitet Protokoliver?
Protokoliver verarbeitet Besprechungen auf Deutsch.
Wie wird Protokoliver lizenziert?
Protokoliver ist ein Spezialmodul und kommt zu den Kernmodulen dazu. Lizenzen gelten je Person, die Protokolle führt.
Engineering AI Hub
Protokoliver mit weiteren Modulen kombinieren
Protokoliver ist ein Spezialmodul des Engineering AI Hub. Spezialmodule kommen einzeln zu den Kernmodulen dazu.
Weitere Modulle aus dem Hub
Protokollführung im eigenen Büro einführen
Erstgespräch klärt Besprechungsarten, Vorlagen und Lizenzierung für das eigene Büro.
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