E-Mail-Archiv mit KI durchsuchen
Mailanie
Projektkorrespondenz dient als Beleg bei Nachträgen, Mehrkostenforderungen und Gewährleistung
Mailanie ohne Anmeldung ausprobieren
Fragen an ein Beispielpostfach mit rund 35.000 E-Mails stehen in der Demo bereit, jeweils mit Antwort und markierter Original-E-Mail.
Ausgangslage
Vereinbarungen verschwinden im Postfach
Vereinbarungen mit Auftraggeber, ÖBA und ausführenden Firmen stehen in E-Mails. Stichwortsuche findet sie nur mit dem exakten Begriff. Nachträge und Mängelrügen verlangen aber den Beleg, oft Jahre später.
Funktionen
E-Mails finden, belegen und zuordnen
Fragen an das Postfach stellen
Fragen in normaler Sprache liefern eine Antwort aus den gefundenen E-Mails. Belege stehen nummeriert mit Betreff, Absender und Datum darunter.
Original-E-Mails mit Markierung öffnen
Beleg-E-Mails lassen sich aufklappen, die tragenden Textstellen sind markiert. E-Mails aus Exchange öffnen sich per Klick in Outlook.
Verläufe Projekten zuordnen
E-Mail-Verläufe werden über Projektnummer, Namen, Firmen und Zeitraum automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet. Unsichere Zuordnungen sind gekennzeichnet.
Suche nach Projekt und Zeitraum eingrenzen
Filter nach Projekt, Person, Firma und Jahren grenzen die Suche ein. Gesendete E-Mails und eigene Ordner sind einbezogen.
Mehrwert für Ihr Büro
Ansprüche absichern und Suchzeit senken
Suchzeit für Zusagen reduzieren
Zusagen und Freigaben stehen in Sekunden fest statt nach einer Viertelstunde Blättern im Posteingang.
Nachtragsposition stärken
Nachträge und Mehrkostenforderungen stützen sich auf nachweisbare Korrespondenz statt auf Erinnerung.
Gewährleistungsfälle absichern
Zusagen aus der Bauzeit bleiben auch nach Jahren nachvollziehbar, wenn Gewährleistungsfragen auftauchen.
Rückfragen im Team reduzieren
Projektbeteiligte klären Stand und Zusagen selbst im eigenen Postfach, statt im Team nachzufragen.
Rechenbeispiel: Zeitersparnis bei der E-Mail-Recherche
pro Jahr
pro Jahr
Rechenbeispiel ersetzt keine Zusage. Werte stammen aus der Nutzenrechnung im Erstgespräch.
Einrichtung
Postfach einmal verbinden und laufend abgleichen
Exchange Online aus Microsoft 365 wird über einen geführten Einrichtungslink verbunden, gemeinsam mit der IT des Büros. Zugriff ist auf Lesen beschränkt. Postfächer werden regelmäßig abgeglichen, Löschungen im Postfach werden nachgezogen. Büros ohne Microsoft 365 laden E-Mail-Exporte als EML, MSG oder ZIP hoch.
Postfächer getrennt halten und Zugriffe begrenzen
Suchen reichen ausschließlich ins eigene Postfach, auch innerhalb des Büros. Postfächer anderer bleiben geschlossen. Anhänge werden nicht ausgewertet, gespeichert sind nur Kopfdaten und Text der E-Mails. Versand, Antworten oder Löschen aus Mailanie heraus sind nicht möglich.
Betrieb und KI-Verarbeitung finden in der EU statt.
Bürodaten fließen in kein Modelltraining.
Q&A
Fragen zu Mailanie klären
Sehen Kolleginnen und Kollegen meine E-Mails?
Postfächer bleiben strikt getrennt. Suchen reichen nur ins eigene Postfach, auch innerhalb des Büros.
Worin unterscheidet sich Mailanie von der Outlook-Suche?
Outlook-Suche findet E-Mails nur mit dem exakten Begriff. Mailanie liefert die Antwort direkt und legt die Original-E-Mails mit markierter Textstelle daneben.
Werden Anhänge durchsucht?
Anhänge werden nicht durchsucht, Name und Größe erscheinen am Beleg. Dokumente aus der Projektablage durchsucht Archibald.
Funktioniert Mailanie ohne Microsoft 365?
Exporte als EML, MSG oder ZIP lassen sich hochladen. Laufender Abgleich setzt Exchange Online aus Microsoft 365 voraus. PST-Dateien und IMAP-Postfächer werden nicht unterstützt.
Wie aktuell ist der Bestand?
Postfächer werden regelmäßig abgeglichen, nicht im Sekundentakt. Zeitpunkt des letzten Abgleichs steht in der Oberfläche.
Ist Mailanie einzeln erhältlich?
Mailanie gehört zu den Kernmodulen und kommt immer zusammen mit Chatgar, Normbert und Archibald. Spezialmodule kommen bei Bedarf dazu.
Engineering AI Hub
Mailanie mit weiteren Modulen kombinieren
Mailanie gehört zu den Kernmodulen des Engineering AI Hub. Kernmodule werden gemeinsam lizenziert und bilden die Grundlage für jedes Spezialmodul.
Weitere Modulle aus dem Hub
E-Mail-Recherche im eigenen Büro einführen
Erstgespräch klärt Postfachanbindung, Projektliste und Lizenzierung für das eigene Büro.
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